Selección de personal con IA: cómo elegir y gestionar tu equipo

La persona adecuada se encuentra con una oferta que cuenta el puesto tal como es: horario, días de descanso y ritmo de trabajo. Así, quien no encaja se descarta antes de la entrevista. Y quien entra sabe a qué viene. Después, pídela así:

Saldría algo así:

Camarero o camarera de sala, jornada completa. Trabajarás en turno partido de martes a domingo, con días de descanso fijos. Los fines de semana hay mucho ritmo: llevarás tu zona de mesas y ayudarás en barra. Contrato y salario según el convenio de hostelería de la provincia. El primer día te enseñamos la carta y la caja.

Antes de publicarla, compara las condiciones con tu convenio colectivo, el acuerdo del sector que fija salarios y categorías.

¿Cómo cribar currículums con IA sin sesgos?

La criba, la primera selección de quién pasa a entrevista, es donde la IA más trabajo te quita y más cuidado pide. Un modelo de IA ordena con lo que le das y con el texto con el que se entrenó, así que puede arrastrar sesgos, como favorecer un tipo de nombre o una edad. Para evitarlo, escribe tus criterios antes de leer ningún currículum, y quita la foto, la fecha de nacimiento y la dirección antes de adjuntarlos:

Después decides tú quién pasa a entrevista, pero lees también los currículums que no eliges. La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) pide que la revisión humana sea real, no un visto bueno. Además, el Reglamento europeo de IA trata como de alto riesgo la IA que filtra o evalúa candidaturas.

Además, recibir un currículum ya es tratar datos personales, aunque llegue por WhatsApp. El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) te obliga a informar al candidato de quién trata sus datos y para qué. La IA te redacta ese aviso y después tu asesor lo revisa.

Una entrevista se prepara con un guion, es decir, las mismas preguntas para todos los candidatos, sacadas de lo que pide el puesto.

Las preguntas que piden un caso vivido dicen más que las que piden una opinión, porque lo que alguien ya hizo se parece a lo que hará. Es la entrevista por competencias, y el guion se pide así:

Tres preguntas que podrían salir:

• Cuéntame un servicio en el que se te juntaron varias mesas a la vez. ¿A cuál atendiste primero y por qué?
• Un cliente se queja de que su plato tarda. ¿Qué le dices a él y qué le dices a cocina?
• Trabajamos en turno partido, con días de descanso fijos entre semana. ¿Podrías hacer ese horario?

Así, la tercera resuelve la disponibilidad sin el motivo. Preguntar por hijos, pareja, edad u origen, aunque sea por dar conversación, es discriminatorio según el Estatuto de los Trabajadores y la ley de igualdad de trato. Guarda tus notas con cuidado, porque también son datos personales.

Para contratar a un trabajador hay que elegir el tipo de contrato, darle de alta en la Seguridad Social antes de que empiece y comunicar el contrato al Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE) por Contrat@. En una pyme sin RRHH, casi siempre lo tramita la gestoría laboral.

El alta en la Seguridad Social es lo que permite que el trabajador cotice y esté cubierto. Tiene que estar hecha antes de que empiece a trabajar, aunque esté a prueba. Por eso conviene avisar a tu gestoría con tiempo, que la presenta por el sistema RED. Si es la primera vez que contratas, antes tienes que darte de alta como empresario.

Además, desde la reforma laboral el contrato se presume indefinido. Los temporales quedan para un aumento puntual de trabajo o para sustituir a alguien. En cambio, para la temporada existe el fijo discontinuo. Lo regula el Estatuto de los Trabajadores. Qué contrato encaja lo decides tú con tu gestor.

El periodo de prueba es el tiempo inicial en el que cualquiera de los dos puede terminar la relación sin alegar causa. Se pacta por escrito, con una duración concreta, dentro de lo que permita tu convenio o la ley. No vale si la persona ya hizo esas funciones en tu empresa.

Cuando el candidato acepte, la lista para la gestoría podría salir de este prompt:

Para la gestoría: alta de camarero de sala
• Datos: nombre, DNI o NIE, número de la Seguridad Social, domicilio y cuenta bancaria.
• Puesto y categoría según el convenio de hostelería de la provincia.
• Jornada completa en turno partido, con días de descanso fijos. Incorporación: [fecha].
• Contrato que creemos que toca, para que lo confirméis: indefinido.
• Periodo de prueba: duración por escrito, a confirmar con el convenio.
• Duda: trabajó aquí un verano en sala. ¿Podemos pactar periodo de prueba?

Mándala cuando tengas el sí.

Los turnos se organizan con un cuadrante, la tabla que dice quién trabaja en cada servicio y quién descansa. Cuando sale con tiempo y no cambia cada pocos días, cubres todos los servicios y el equipo puede organizar su vida.

La IA te lo arma en una hoja de cálculo con el equipo, los días de descanso y las ausencias ya pedidas:

Mediodía: comidas. Cierre: la noche, hasta que cierra el local. Turno partido: mediodía y noche.

En esta semana, la hoja marcaría a Lucía, que hace cierre el sábado y mediodía el domingo. El Estatuto de los Trabajadores fija un descanso mínimo entre jornadas y otro semanal, que tu convenio puede ajustar. El convenio fija también el preaviso, así que compruébalo antes de hacerlo público.

Para que la persona nueva se quede, sus primeras semanas se preparan con el mismo cuidado que la oferta, porque si se va, toca repetir la selección entera. Es el plan de acogida (en inglés, y como se llama en otros sectores, el onboarding): quién la recibe, qué aprende cada día y cuándo habláis de cómo va.

En un trabajo de turnos, la acogida empieza la víspera con un mensaje: a qué hora llega, por quién pregunta y qué trae. También conviene asignarle una compañera de referencia.

Hola, Daniel. Te esperamos el martes a las [hora], antes del servicio de comidas. Pregunta por Lucía, que esta semana será tu compañera de referencia y te enseñará la carta, la caja y tu zona de mesas. Trae pantalón negro y calzado cómodo; el delantal te lo damos aquí. Cualquier duda, escríbeme por aquí.

Antes de mandarlo, compara la hora con el cuadrante. Al final de la semana, habla con él de lo que le falta por aprender, y repítelo antes de que acabe la prueba. Para los comunicados al resto del equipo tienes el método en la guía de productividad empresarial con IA.

La contratación del restaurante se reparte así, fase a fase.

No conviene usar la IA donde una decisión afecta a una persona y tiene consecuencias legales. Genera la respuesta más probable con lo que le das, no la de tu caso, como explicamos en la guía de IA para pymes.

Para ordenar una contratación necesitas una IA que prepare el documento de cada fase y un sitio donde el equipo vea sus turnos y fiche. AiKit es una suite de IA con varios modelos de inteligencia artificial del mercado, y cada persona del equipo está conectada solo a las partes que le tocan.

AiKit Chat redacta la oferta, el guion y el mensaje de bienvenida, lee los currículums en PDF con tus criterios y te resume una norma citando sus fuentes. En AiKit Desk, cada persona ficha la entrada y la salida, el calendario recoge turnos y entrevistas, los tableros reparten la acogida y consultas las fichas del equipo. Y si quieres anunciar la vacante en el propio local, AiKit Image te prepara el cartel para el escaparate o la barra. AiKit no hace contratos ni nóminas ni da altas en la Seguridad Social: eso sigue con tu gestor o asesor laboral.