Flujo de caja: cómo controlar las finanzas de tu negocio con IA
Por AiKit9 min de lectura
Puedes facturar mucho y aun así no llegar a fin de mes. Para saber cómo va tu negocio mira dos números. El margen te dice si ganas dinero, y el flujo de caja te dice si tendrás dinero en la cuenta para pagar lo que vence. La IA te calcula los dos con tus números.
¿Qué es el flujo de caja de tu negocio y en qué se diferencia del beneficio?
#El flujo de caja de tu negocio es el dinero que entra en tu cuenta menos el que sale en un mes. También se llama cash flow, y te dice si podrás pagar nóminas, alquiler y proveedores cuando toque.
El beneficio, en cambio, es lo facturado menos los gastos, aunque el cliente aún no haya pagado. Por eso puedes tener beneficio y quedarte sin dinero en la cuenta a la vez. Suele pasar por tres causas:
- Clientes que pagan tarde. La factura cuenta en el beneficio del mes en que la emites, pero el dinero llega cuando el cliente paga.
- El IVA que cobras. Entra con cada factura y no es tuyo, porque lo ingresas a Hacienda cada trimestre, como explicamos en qué impuestos paga tu negocio.
- Pagos que caen de golpe. Un seguro anual o una furgoneta salen de la cuenta en un solo mes.
Para sacar tu flujo de caja necesitas dos fechas: cuándo se cobró cada factura y cuándo se pagó cada gasto. Si tu Excel no tiene la fecha de cobro, añádela y pídele esto a la IA:
Comprueba que el total cobrado coincide con tu extracto del banco, porque una factura pagada en dos veces puede aparecer contada dos veces.
¿Cómo controlar los gastos de tu negocio sin perderte en el Excel?
#Revisa tus gastos una vez al mes con los del mes anterior al lado, porque lo que ha subido o lo que aparece nuevo es lo primero que se come tu margen.
Revisa la clasificación, porque la IA solo ve el concepto y el importe. Y antes de dar de baja un cargo repetido, búscalo en el extracto del banco.
¿Cómo saber si tu negocio gana dinero? Margen y punto de equilibrio
#Tu negocio gana dinero cuando le queda margen después de contar todos los gastos, incluido tu sueldo. El margen es la parte de lo facturado que queda tras restar los gastos, en euros o en porcentaje.
| Septiembre | Importe |
|---|---|
| Facturado, sin IVA | 10.000 € |
| Gastos | − 8.500 € |
| Margen | 1.500 € |
| Margen en porcentaje | 15 %: de cada euro que factura le quedan 15 céntimos |
Si eres autónomo y tu sueldo no está entre los gastos, ese 15 % es lo que te pagas a ti, y el negocio podría estar perdiendo dinero. Este cálculo es una versión sencilla de la cuenta de resultados, el documento anual que prepara tu gestoría.
El punto de equilibrio es lo mínimo que tienes que facturar para cubrir todos los gastos del mes. Se calcula dividiendo los gastos fijos entre la parte de cada euro facturado que queda tras pagar los variables. En la distribuidora se entiende mejor en pedidos: cuántos pedidos medios tiene que servir al mes para pagar sus gastos fijos.
Repite el margen con la calculadora: si se ha mezclado un importe con IVA y otro sin él, el resultado cambia.
¿Cómo hacer una previsión de tesorería sencilla?
#Una previsión de tesorería te deja ver un mes flojo antes de que llegue, cuando todavía puedes hacer algo. Es una tabla, mes a mes, con lo que esperas cobrar, lo que pagarás y el saldo que te queda.
Haz la previsión de los tres próximos meses. Es el tiempo que necesitas para reaccionar si ves un mes justo. Apunta cada cobro el día que crees que te pagarán, no el de la factura. Y no olvides los pagos que no llegan cada mes, como el IVA del trimestre o la paga extra. En la distribuidora, diciembre sería el mes más justo, porque hay menos obras y cae la paga extra.
La IA proyecta con las fechas que le das, así que cuando un cliente se retrase, cambia la fecha y pide la previsión otra vez. Si los retrasos son frecuentes, tienes cómo facturar y cobrar a tiempo en la guía para hacer una factura.
¿Qué números mirar cada mes en tu negocio?
#Para saber cada mes si tu negocio gana dinero y si llegará al siguiente, te bastan cuatro números. Son los indicadores, o KPI, que más le dicen a un negocio pequeño, y conviene mirarlos siempre el mismo día.
| Número | Qué es | Cómo se calcula | Qué te dice | Cada cuánto |
|---|---|---|---|---|
| Flujo de caja | El dinero que entra en tu cuenta menos el que sale | Cobros del mes menos pagos del mes | Si el mes te ha dejado dinero en la cuenta o te lo ha quitado | Cada mes; cada semana si vas justo |
| Margen | La parte de lo facturado que te queda tras pagar todos los gastos | Facturación sin IVA menos gastos, dividido entre la facturación | Si ganas dinero con lo que vendes | Cada mes, comparado con los anteriores |
| Punto de equilibrio | La facturación mínima con la que cubres todos tus gastos | Gastos fijos divididos entre la parte de cada euro que te queda tras los gastos variables | Cuánto te falta o te sobra para no perder dinero | Cada mes y cuando cambia un gasto fijo |
| Cobros pendientes | Lo que has facturado y aún no has cobrado | Suma de las facturas emitidas sin cobrar, por antigüedad | Cuánto dinero tuyo está todavía en manos de tus clientes | Cada semana o cada mes |
Para no calcularlos a mano, pídele a la IA un cuadro de mando con los cuatro, una gráfica de cada uno mes a mes y tres frases sobre qué ha cambiado. Fíjate en la dirección de cada número más que en un mes suelto.
¿Dónde no conviene usar la IA con tus finanzas?
#No conviene usar la IA donde una cifra tiene consecuencias legales o depende de datos que no le has dado, porque calcula con lo que hay en tu archivo. Si quieres entender cómo funciona por dentro, lo explicamos en la guía de IA para pymes.
¿Cómo te ayuda AiKit a ver claros tus números?
#AiKit es una suite de IA con varios modelos de inteligencia artificial del mercado, y cada persona del equipo está conectada solo a las partes que le tocan. En la distribuidora, quien lleva la administración vería las nóminas y los gastos, y el resto del equipo no.
AiKit Chat analiza el Excel o el CSV que le subes: calcula el flujo de caja, el margen y el punto de equilibrio, saca tendencias y hace gráficas que puedes descargar. También te arma un cuadro de mando sencillo y redacta el resumen del mes para tu gestor. No lleva tu contabilidad, que sigue en manos de tu gestoría.
