Cómo hacer una factura (y cobrarla) con ayuda de la IA
Por AiKit17 min de lectura
Basta con que falte un dato para que te devuelvan la factura y cobres más tarde. Para saber cómo hacer una factura, empieza por estos datos: número y serie, fecha, tus datos y los del cliente con NIF, descripción, base, tipo de IVA y cuota, y total. La IA revisa que estén y redacta el recordatorio si no pagan.
¿Qué datos debe llevar una factura?
#Para que no te devuelvan una factura, tiene que llevar número y serie, fecha, los datos de las dos partes con NIF, la descripción del trabajo, la base, el IVA y el total. Son los requisitos de una factura que fija el artículo 6 del Reglamento de facturación, el Real Decreto 1619/2012. Tu cliente necesita su NIF en la factura para deducirse el IVA que le cobras, así que sin él puede pedirte otra.
Es normal que te cueste dejarle esa revisión a la IA, porque si se le escapa un dato, la factura vuelve y quien espera el cobro eres tú. Ayuda saber cómo trabaja. Un asistente de IA es la aplicación que usas, como ChatGPT, y funciona sobre uno o varios modelos de lenguaje (LLM), que son los que generan las respuestas. El modelo lee el PDF o la foto de la factura y la compara con la lista que le das.
Esa comparación la hace bien, porque encontrar lo que falta o no cuadra es cuestión de leer con atención: un NIF ausente, una fecha, una suma que no da el total. Para las cuentas, algunos asistentes, como AiKit Chat, no estiman el resultado: lo calculan con una herramienta. El trato fiscal de tu operación, en cambio, no lo decide el modelo. Si lleva IVA o retención depende de tu situación, que no está escrita en la factura, y eso te lo confirma tu gestor.
La tabla recoge cada dato obligatorio. La fila de la retención sale de otra norma, la Ley 35/2006 del IRPF:
| Dato | Qué poner | Error frecuente |
|---|---|---|
| Número y serie | Un número correlativo dentro de cada serie, sin saltos. Las rectificativas, en una serie aparte | Saltarse un número o mezclar las rectificativas con las ordinarias |
| Fecha de expedición | El día en que emites la factura, y también el de la operación si es distinto | Poner solo la fecha de hoy cuando el trabajo se hizo otro mes |
| Tus datos | Nombre y apellidos o razón social, NIF y domicilio | Olvidar el NIF o dejar un domicilio antiguo |
| Datos del cliente | Nombre o razón social, NIF y domicilio. Si es empresa o autónomo, siempre | Poner el nombre comercial en lugar de la razón social |
| Descripción | El trabajo que hiciste, con cantidad y precio por unidad si los hay | Escribir «servicios profesionales» sin decir cuáles |
| Base imponible | El precio sin impuestos, con los descuentos aparte | Poner como base un precio que ya incluye el IVA |
| Tipo de IVA y cuota | El porcentaje que aplicas y el importe que resulta | Poner la cuota sin el tipo, o al revés |
| Retención de IRPF | Si toca, el porcentaje y el importe que se resta | Aplicarla a un particular, al que no se le retiene |
| Total | Base más IVA, menos la retención si la hay | Sumar la retención en vez de restarla |
| Mención si no lleva IVA | Por qué no lo lleva y qué norma lo ampara | Dejar el IVA a cero sin explicar el motivo |
Con esa lista, la IA puede revisar la factura por ti. Adjúntale la factura y la lista, y pídele que te diga en una tabla qué falta o qué no cuadra. Pídele también que no corrija importes ni decida el IVA: eso lo confirmas con tu gestor. Por ejemplo:
Te devuelve esa tabla con cada dato marcado y si algo no cuadra, sabrás dónde está el fallo. Repásala con la factura delante, porque en una foto borrosa puede leer mal un dígito del NIF. Así evitas que la factura salga incompleta y vuelva justo cuando contabas con el cobro. Si quieres ver qué más puede hacer la IA en tu negocio, empieza por la guía de IA para pymes.
¿Cuándo va una factura sin IVA o con retención?
#Una factura va sin IVA solo en los casos que prevé la ley y lleva retención cuando un profesional factura a una empresa o a otro autónomo. Acertar evita que te la devuelvan o que alguien pague de más. La razón está en cómo funcionan los dos impuestos: tú ingresas en Hacienda el IVA que cobras y tu cliente ingresa la retención a cuenta de tu IRPF.
Cuando una factura va sin IVA, tiene que decir por qué y citar la norma, ya que sin esa mención el impuesto a cero parece un olvido. Los casos más comunes son estos:
Como referencia general, el IVA es del 21 % (general), el 10 % (reducido) o el 4 % (superreducido). La retención, si eres profesional, suele ser del 15 %, o del 7 % el año en que empiezas y los dos siguientes. El 7 % solo vale si se lo has comunicado al cliente, porque es él quien aplica la retención. A un particular no se le retiene, ya que no está obligado a hacerlo.
Si le pides a la IA que decida entre tantos matices, te dará la respuesta más probable para un caso parecido, que puede no ser el tuyo. Pídele mejor que te explique en qué caso podrías estar y qué preguntarle a tu gestor. Cuando él lo confirme, la IA te redacta la mención:
¿Cómo hacer una factura paso a paso?
#Una factura se hace paso a paso partiendo de lo que pactaste con el cliente y de lo que hiciste de verdad. Conviene emitirla el día que acabas el trabajo, porque el cliente no puede pagar una factura que aún no tiene.
Es tentador dejarla para final de mes, cuando tienes un rato. Parece que no cambia nada, pero con los días se olvidan los extras, como la hora de más o el cambio que el cliente pidió por correo. Y basta con que se te pase uno para haber trabajado esas horas gratis.
Para emitir facturas sin dejarte nada, te recomendamos este orden: la IA cruza los datos y prepara el borrador, y tú decides y emites.
1. Cruza lo hecho con lo presupuestado. Pega en el asistente el presupuesto aceptado, tus notas de horas y los correos con los cambios. Pídele que liste lo que falta por facturar, porque un extra pactado por correo no aparece en el presupuesto.
2. Prepara los datos fijos. Toma el número siguiente de tu serie, sin saltos: aquí, la F-2026-014. Pon la fecha y comprueba tus datos y los del cliente, con su NIF. La numeración la pones tú, porque sale de tu registro de facturas y la IA no lo ve.
3. Pide el borrador a la IA, con el IVA y la retención que te haya confirmado tu gestor. Si no se los das, el modelo pone los más probables, que pueden no ser los de tu caso:
4. Revisa el borrador con la lista de datos y el prompt de revisión del primer apartado. Fíjate sobre todo en el NIF del cliente y en que la base sea el presupuesto más los extras. Un error que se escape aquí te obliga después a emitir una rectificativa.
5. Emite la factura desde tu programa de facturación y envíala en PDF, con el plazo de pago escrito. Apunta también la fecha de vencimiento, porque de ella sale el primer recordatorio si el cliente no paga.
Con esos pasos, la factura de ejemplo, generada con IA, quedaría como en esta tabla:
| Campo | Contenido |
|---|---|
| Número | F-2026-014 |
| Fecha de expedición | 5 de octubre de 2026 |
| Emisor (ficticio) | [Nombre del diseñador] · NIF: [NIF del emisor] · [Domicilio] |
| Cliente (ficticio) | [Empresa cliente] · NIF: [NIF del cliente] · [Domicilio] |
| Concepto | Diseño de la web corporativa |
| Base imponible | 1.200 € |
| IVA (21 %) | 252 € |
| Retención de IRPF (15 %) | −180 € |
| Total a pagar | 1.272 € |
| Vencimiento | 4 de noviembre de 2026 (30 días) |
| Forma de pago | Transferencia a [IBAN] |
Sobre la factura electrónica, de momento un PDF enviado por correo sigue valiendo, siempre que el cliente lo acepte. La obligación de factura electrónica entre empresas es otro asunto, con su propio calendario.
En cuanto al plazo, el artículo 11 del Reglamento de facturación separa dos casos. Si el cliente es empresa o autónomo, la factura se emite antes del día 16 del mes siguiente a la operación. Si es un particular, en el momento de la operación.
Ten presente, eso sí, que un ejemplo o una plantilla hechos con IA no es facturar conforme a VeriFactu. VeriFactu pide a los programas de facturación que registren cada factura de forma que no se pueda alterar sin dejar rastro. Un documento suelto no guarda ese registro, así que para emitir usa un programa de facturación adaptado.
¿Qué tipo de factura necesitas?
#El tipo de factura que necesitas depende de la operación: casi siempre es la ordinaria, y las otras tres responden a casos concretos. Acertar a la primera evita rehacerla, porque cada tipo pide datos distintos y la rectificativa va en su propia serie.
| Tipo | Cuándo se usa | Qué cambia |
|---|---|---|
| Ordinaria o completa | Lo normal al facturar a empresas y autónomos | Lleva todos los datos de la tabla del primer apartado |
| Simplificada (antes «ticket») | Importes de hasta 400 € con IVA, o hasta 3.000 € en algunos sectores, como hostelería o comercio minorista | No exige los datos del cliente, salvo que los pida |
| Rectificativa | Para corregir una factura ya emitida | La original no se borra ni se edita; va en serie propia y cita la factura que corrige |
| Proforma | Para enviar una oferta o adelantar lo que se va a facturar | No es una factura ni tiene valor fiscal |
La proforma sirve para que el cliente apruebe un importe antes de empezar. La factura ordinaria se emite después.
Una duda frecuente llega con la factura ya enviada. Si la F-2026-014 del diseñador saliera con el NIF del cliente mal, lo primero que apetece es abrir el PDF y cambiarlo. Una factura emitida, sin embargo, no se borra ni se edita. Se deja como está y se emite una rectificativa, en su serie, que cite la F-2026-014.
Si no tienes claro qué tipo encaja con tu caso, cuéntaselo a la IA: te lo explica y te prepara un ejemplo.
¿Qué hacer si el cliente no paga?
#Si el cliente no paga, reclama en cuanto vence la factura y sube el tono por escalones, porque cada escalón deja más constancia por escrito. Las facturas impagadas son trabajo que ya has pagado tú: tus horas, tus gastos y, en general, el IVA, que se declara por la factura emitida aunque aún no la hayas cobrado.
Entre empresas y autónomos, la Ley 3/2004 de morosidad fija el plazo de pago. Si no se pactó otro, son 30 días, contados desde que prestas el servicio y no desde la fecha de la factura. Si se pactó, como máximo 60 días.
Pasado el plazo, la ley permite reclamar el interés de demora que fija y 40 euros por costes de cobro en cada factura. Con un cliente particular esta ley no aplica, así que tus escritos no la citan.
Para reclamar una factura impagada, estos son los escalones habituales. Entre uno y otro, 7 o 15 días es una sugerencia de ritmo, no una norma:
En cada escalón, la IA adapta el tono si le das un correo tuyo con ese cliente, porque así imita cómo escribes en vez de suponer un estilo. Después lo envías tú desde tu correo. Si tienes el correo conectado al asistente solo con permiso de lectura, puede leer tus mensajes con ese cliente, pero no enviar ninguno. Así pedirías el primer recordatorio de la F-2026-014:
Te devuelve el asunto y el cuerpo, listos para pegar en tu correo. Antes de enviarlo, comprueba que el importe sea 1.272 € y no la base de 1.200 €, porque es lo primero que mirará el cliente. La IA no ve si ya te han pagado, así que el siguiente escalón lo decides tú. Si el correo con clientes se te acumula, te contamos cómo ordenarlo en la guía de productividad empresarial con IA.
¿Qué no conviene dejar a la IA al facturar?
#No conviene dejarle a la IA las decisiones que fijan cuánto pagas o qué riesgo corres. El modelo genera lo probable con lo que le das, y tu situación fiscal no está en la factura.
La regla para todo el proceso es esta: la IA explica, organiza y redacta; tu gestor decide.
¿Cómo te ayuda AiKit a facturar y cobrar?
#Para aplicar esta guía necesitas dos cosas: un asistente que revise y redacte con tus documentos, y un programa adaptado a VeriFactu del que salga la factura. Lo fiscal sigue siendo de tu gestor.
En AiKit, las dos están en la misma suite. Chat revisa el PDF antes de que lo envíes, prepara presupuestos y redacta recordatorios y reclamaciones. Lee tu correo de Gmail u Outlook si lo conectas, pero no envía nada: eso lo haces tú. En este vídeo de una formación ves cómo lee una factura en PDF; ahí aparece con su nombre anterior, AiKit Plus. AiKit Desk crea y envía las facturas que cumplen VeriFactu, y TicketBAI en el País Vasco, y genera la factura electrónica en formato Facturae.
¿Por dónde empezar esta semana?
#Empieza por las facturas que ya has emitido, porque un dato que falte en ellas puede retrasar un cobro. Pasa las tres últimas por el prompt de revisión del primer apartado y apunta lo que falte. Si una ya enviada tiene un error, recuerda que se corrige con una rectificativa y no editando la original. Después ordena las vencidas por fecha y prepara el primer recordatorio de la más antigua. Para llevar la IA a otras áreas del negocio, vuelve a la guía de IA para pymes.
