Qué impuestos paga tu negocio y cómo ordenarlos con IA

Los impuestos de una empresa suelen ser dos: el IVA de lo que vende y un impuesto sobre su beneficio. Ese segundo impuesto es el IRPF si eres autónomo y el Impuesto sobre Sociedades si tienes una sociedad limitada (SL). A eso se suman las retenciones que practicas si pagas nóminas o alquilas un local. Saber cuál te toca te deja prever cuánto dinero apartar para cada plazo.

El impuesto es lo que pagas, como el IVA, y el modelo es el formulario con el que lo declaras: el 303 para el IVA o el 130 para adelantar el IRPF.

También ayuda distinguir entre adelantar y liquidar. Durante el año adelantas parte del impuesto sobre el beneficio con pagos fraccionados y retenciones. Una vez al año lo liquidas: se calcula el impuesto del año entero y se restan esos adelantos.

La tabla los pone lado a lado.

Para tu caso, pídele a la IA esta misma tabla con tus datos. Así la pediría la diseñadora:

Lo que dependa de ese dato que falta es tu primera pregunta para el gestor.

Un autónomo paga IRPF por lo que gana e ingresa el IVA de sus facturas. Saber cómo se adelanta cada uno evita que el trimestre te pille sin dinero apartado:

• IRPF. El IRPF de un autónomo grava el rendimiento neto de su actividad, es decir, los ingresos menos los gastos deducibles.
• IVA. El IVA de un autónomo no es dinero del negocio: cobras el repercutido por cuenta de Hacienda y le restas el soportado, el que pagas en tus gastos. La diferencia va cada trimestre al modelo 303, que se presenta aunque no hayas facturado nada.
• Retenciones que practicas. Las de tus empleados y de los profesionales que te facturan van al modelo 111; la del alquiler de un local, al 115.

Y así se adelanta el IRPF durante el año:

• Cómo se calcula el rendimiento. En estimación objetiva, o módulos, con indicadores fijos de la actividad, como el personal o el local; se adelanta con el modelo 131. Si no estás en módulos, estás en estimación directa. La estimación directa simplificada es su modalidad sencilla, para quien no superó un límite de cifra de negocios el año anterior, como detalla la Agencia Tributaria.
• Adelanto con retenciones. Si eres profesional y facturas a empresas o a otros autónomos, la retención de tus facturas adelanta tu IRPF. Cuándo la lleva cada factura lo tienes en la guía para hacer una factura.
• Adelanto con el modelo 130. Cada trimestre ingresas el 20 % del rendimiento neto acumulado desde enero, menos lo pagado en trimestres anteriores y las retenciones. Si sale cero, se presenta igual.
• Excepción del 70 %. Si el año anterior al menos el 70 % de los ingresos de tu actividad profesional llevó retención, no presentas el 130, según el artículo 109 del Reglamento del IRPF. No vale para un comercio; las actividades agrícolas, ganaderas y forestales tienen una regla parecida.

Para preparar el 303, adjunta a la IA tus facturas del trimestre y pídele esto:

Comprueba las sumas con algunas facturas delante, porque en una foto borrosa puede leer mal un importe. Esa tabla la llevas a tu gestor, que calcula y presenta el 303.

Los impuestos de una SL son el Impuesto sobre Sociedades, el IVA y las retenciones que practica. La sociedad tributa por su beneficio y tú, por lo que te paga, así que no pagues gastos personales con la cuenta de la empresa, ni al revés:

• Impuesto sobre Sociedades. Grava el beneficio del ejercicio, que sale de la contabilidad con algunos ajustes fiscales. El tipo general es el 25 %, según la Ley del Impuesto sobre Sociedades; las pymes tienen tipos menores que bajan cada año, y el tuyo te lo dice tu gestor.
• Modelo 200. Es la liquidación de ese impuesto, una vez al año, después de cerrar las cuentas. Saberlo te ayuda a prever cuánto apartar.
• Modelo 202. Son los pagos fraccionados, los adelantos. En su forma general se calculan sobre la cuota del último Impuesto sobre Sociedades presentado, así que una SL nueva, o que el año anterior no tuvo nada que pagar, normalmente no lo presenta. Las que facturan por encima del umbral legal lo calculan sobre el beneficio del año en curso.
• IVA. Funciona igual que en el autónomo: cada trimestre en el 303 y un resumen anual en el 390.
• Retenciones. Igual que el autónomo, en el 111 y el 115. Si eres administrador y cobras un sueldo de la sociedad, ese sueldo lleva retención y entra en el 111 de la empresa.

La declaración trimestral de autónomos y sociedades se presenta del 1 al 20 de abril, julio y octubre, y la del último trimestre, en enero. Conocer ese ritmo te deja reservar el dinero a tiempo.

En esas fechas van el IVA (303), el pago fraccionado del autónomo (130 o 131) y las retenciones (111 y 115). Si el último día es inhábil, el plazo pasa al siguiente hábil.

Las fechas exactas de cada año las publica la Agencia Tributaria en su calendario del contribuyente.

En esos plazos, la diseñadora presenta el 303 y, si le toca, el 130. La empresa de reformas presenta el 303, el 111 por las nóminas y el 115 por el local.

Si presentas tarde sin que Hacienda te lo haya pedido, pagas un recargo que crece con el retraso. Si antes te llega un requerimiento, la carta con la que Hacienda te reclama la declaración, puede haber sanción, aunque sea un 303 sin actividad.

Al acabar cada mes, pasa a la IA las facturas del mes y añádelas a la tabla que preparaste para el 303. Así, el día 1 del plazo tu gestor ya lo tiene todo, y tú sabes cuánto IVA has cobrado.

Un gasto es deducible cuando cumple tres requisitos, y cada gasto que los cumple reduce lo que pagas. Baja el rendimiento sobre el que pagas IRPF o Impuesto sobre Sociedades, y su IVA se resta en el 303. Para los autónomos en estimación directa, los gastos deducibles tienen que cumplir lo que fija la Agencia Tributaria:

En una SL los requisitos son parecidos, y el gasto entra en la contabilidad.

La IA te ayuda a encontrar estos fallos cuando aún puedes pedir la factura que falta. Adjunta los gastos del mes y pídele esto:

Con esa tabla pides a tiempo las facturas que faltan y llevas a tu gestor una lista corta de dudas.

A la IA puedes dejarle la parte de entender y ordenar tus impuestos, pero no la de decidir cuánto pagas ni la de presentarlos. La inteligencia artificial responde con lo que le das, y tu situación fiscal completa casi nunca está en lo que le pegas. Si quieres saber cómo funciona por dentro, lo explicamos en la guía de IA para pymes.

Para llegar ordenado al trimestre necesitas tus facturas y tus gastos a mano, y poder preguntar por ellos en llano.

Las peticiones de esta guía las haces en AiKit Chat: te explica una carta de Hacienda, ordena las facturas y los gastos del trimestre y te prepara las preguntas para el gestor. Con AiKit Desk emites facturas que cumplen Verifactu y TicketBAI, así que el IVA de lo que facturas está en orden. AiKit no lleva tu contabilidad ni presenta tus impuestos: eso sigue siendo de tu gestoría.