Factura proforma: qué es, para qué sirve y cómo hacerla con IA

Una factura proforma es un documento comercial con aspecto de factura. Recoge una venta que todavía no has hecho: qué vas a vender, a qué precio y en qué condiciones. Con ella cierras el importe antes de trabajar, y tu cliente tiene algo concreto que aprobar o pagar.

Que no sea una factura tiene su explicación en la norma. El Reglamento de facturación, el Real Decreto 1619/2012, regula la factura completa, la factura simplificada y la rectificativa, entre otras. La proforma no aparece. Además, su artículo 6.4 dice que tiene la consideración de factura el documento que reúne todos los datos de ese artículo. Por eso el nombre no decide nada. Tu proforma no es una factura porque le falta el número de tu serie y porque se presenta como oferta.

En tu caso, eso se traduce en dos decisiones al prepararla. La primera es el título: «PROFORMA», arriba y bien visible, para que nadie la registre como factura. La segunda es el número: ninguno de tu serie de facturación, que es la numeración correlativa y sin saltos que llevan tus facturas. Si la numeras como la siguiente factura, tu serie queda con un hueco cuando emitas la de verdad. O acabas con dos documentos con forma de factura para la misma venta.

El mismo criterio sirve cuando la proforma te llega de un proveedor y no sabes cómo tratarla. Pídele a la IA que la compare con los datos del artículo 6. Que te devuelva una tabla con los que tiene de una factura y los que le faltan. Con esa tabla delante, la decisión la tomas con tu gestor, porque la IA compara lo que le das y no conoce tu situación fiscal.

Una proforma sirve para que quien la recibe vea un precio cerrado con los datos de una factura. Así puede pagar, despachar o aprobar antes de que exista la factura. Conviene mandarla cuando ese destinatario no puede dar su paso sin ella, y cada uno busca en el documento una cosa distinta.

El cliente que te paga por adelantado

Quiere saber cuánto adelanta, cuándo paga el resto y a qué cuenta. Es el caso de una imprenta con un pedido grande de catálogos. Cobra un anticipo, que es la parte del precio que se paga antes de recibir el trabajo. Con él compra el papel sin adelantar ella el coste. Cómo se nota eso en el dinero que entra y sale cada mes lo explicamos en la guía del flujo de caja.

La aduana y el transitario

Necesitan saber qué mercancía sale de la Unión Europea (UE) y cuánto vale. Es el caso de una quesería artesana que manda una partida de muestra a un importador de Suiza. Todavía no tiene venta ni factura, así que la proforma da ese valor en el despacho de aduana. El despacho es el trámite en el que la aduana revisa el envío. Del despacho suele encargarse un transitario o agente de aduanas: pregúntale qué datos quiere y en qué idioma. El IVA de la operación, consúltalo con tu gestor.

La entidad de una ayuda o de una licitación

Quiere ver el coste previsto cuando solicitas, y algunas convocatorias piden una proforma en ese momento. Para justificar el gasto después, en cambio, se pide la factura. Hay bases publicadas en el BOE que excluyen expresamente la proforma como justificante. Lee las tuyas antes de mandar nada.

El departamento de compras del cliente

Necesita el importe con impuestos, la razón social, el NIF y una referencia para dar de alta el pedido. Es el caso de un programador autónomo que hará la aplicación de reservas de una cadena de hoteles. Sin la proforma, compras no aprueba el gasto y el proyecto no empieza.

Antes de prepararla, pega en la IA el mensaje en el que te la piden y pregúntale qué datos necesitará ese destinatario. Te dará una lista de partida. Lo que exijan una aduana o unas bases, compruébalo en su fuente.

Tampoco hace falta mandar una proforma siempre. Si el cliente solo quiere saber cuánto costaría algo y todavía no ha decidido, basta un presupuesto, que podrás ajustar. Y si vas a emitir la factura el mismo día de la venta, la proforma no añade nada.

La proforma se diferencia del presupuesto en que recoge un precio ya pactado. De la factura se diferencia en que no documenta una venta hecha ni lleva número de tu serie. Distinguirlas evita dos errores que cuestan dinero: empezar con un precio que el cliente no ha aceptado y cobrar sin emitir la factura.

El presupuesto abre la negociación, y por eso puede cambiar varias veces. La proforma llega cuando ya estáis de acuerdo y da el importe con forma de factura. La factura documenta la operación, o el anticipo cobrado, y es la que registras y declaras.

Si la proforma sale de un presupuesto aceptado, compara los dos documentos línea por línea antes de enviarla. Basta con que se cuele un precio de una versión anterior para que el cliente apruebe un importe equivocado.

Una factura proforma lleva lo que el cliente necesita para aprobarla o pagarla sin pedirte otra versión. Son los datos de los dos, lo que vendes con su precio, los impuestos, el total y las condiciones. Casi todo coincide con lo que llevará la factura, así que conviene escribirlo igual. Así la factura cuadrará después con lo aceptado. Las diferencias están en el título, en el número y en una frase que deja claro qué documento es.

Con esta lista, la IA puede revisar tu proforma antes de que la envíes. Adjúntale el documento y la lista, y pídele una tabla con lo que falta. Que te avise también si ve algún número que pueda confundirse con el de tu serie de facturas.

Para hacer una factura proforma con IA, dale al asistente el presupuesto aceptado y las condiciones pactadas, y pídele el documento completo. Así la mandas el mismo día en que el cliente dice que sí, y el anticipo llega antes. Si es la primera vez que preparas un documento con un asistente, en la guía de IA para pymes explicamos cómo funciona.

En la imprenta, su cliente ha aceptado por correo el presupuesto de los catálogos, y la imprenta quiere cobrar una parte antes de comprar el papel.

Antes de enviarla, compárala con el presupuesto. Las cantidades, el precio por unidad y el anticipo tienen que coincidir, y la suma tiene que dar el total. Comprueba también que no ponga «Factura» con un número. La IA genera lo más probable, y en un documento con forma de factura lo más probable es numerarlo.

Los otros dos negocios cambian el prompt en una línea. La quesería pide además la versión en inglés con los datos que quiere su transitario. El programador añade la referencia de solicitud que le dio compras, porque es lo que buscan para tramitar el pedido.

Después de que el cliente acepte la proforma, toca emitir la factura. El momento lo marca lo primero que ocurra: que cobres un anticipo o que hagas el trabajo. Es fácil cobrar con la proforma delante y dar la venta por documentada, y entonces tienes un cobro sin factura.

La Ley del IVA, en su artículo 75.Dos, dice que en los pagos anticipados el impuesto se devenga al cobrar. Es decir, en ese momento nace la obligación de declararlo por el importe cobrado. Por eso, cuando la imprenta reciba los 600 € del anticipo, emitirá una factura de ese anticipo con el número de su serie. Al entregar los catálogos, emitirá la factura del resto, y la proforma no sustituye a ninguna de las dos. Hay excepciones, como algunas ventas de mercancía a empresas de otros países de la UE. Tu gestor te dirá si tu operación es una de ellas.

En los otros dos negocios el camino cambia. Si el importador compra después de probar el queso, esa venta se factura cuando se haga. La proforma del envío de muestra no se convierte en factura. El programador, en cambio, factura según diga el pedido de compras. Conviene que su factura repita el detalle de la proforma, porque compras las comparará antes de pagar.

Para el borrador de la factura del anticipo, dale a la IA la proforma aceptada y el justificante del pago:

Revisa que el borrador vaya por el importe que entró en tu cuenta, no por el total de la proforma. Y que lleve la fecha del cobro. La factura la emites desde tu programa de facturación, que es el que la deja registrada con su número. Tienes el paso a paso para emitirla, con los datos obligatorios y cómo revisarla con IA, en la guía de cómo hacer una factura con IA.

Para aplicar esta guía necesitas un asistente que prepare la proforma con tus datos, te la entregue lista para enviar y te ayude después a pasarla a borrador de factura.

AiKit Chat redacta la proforma a partir de tus datos, los del cliente, el trabajo con su precio y las condiciones, y la exporta a Word o a PDF. Si le falta un dato, te lo pregunta con un formulario en vez de suponerlo. También lee el presupuesto aceptado o las bases de una convocatoria que le adjuntes en PDF. El tipo de IVA lo sigue confirmando tu gestor, y la factura la emites desde tu programa de facturación.